簡報經驗與技巧分享之三_訓練講師篇

前面分享過我非常個人的簡報經驗,討論過我個人對於格式的龜毛,以及以老闆們為主要聽眾的重點。最近為了當內部訓練講師,特別是為了準備面對來自各個不同國家的學員,有了接受英文講師訓練的機會。獲益良多,趁著記憶還新鮮,把這個課程的心得也拿來分享一下。


先一言以蔽之,重點是透過「互動」、「內容」、還有「做你自己」來抓住學員!也就是 Engagement!先撇開內容不談,因為這些有關格式的重點以及「圖片、圖表、文字」的處理,跟我之前分享的經驗不謀而合,直接參考前面的簡報經驗分享就好。這次最大的收穫在於「互動」這件事。要抓住聽眾的心,在進行訓練的過程中,「節奏」很重要,「停頓 Pause」是掌握節奏和引起共鳴的重要工具;「真誠的表達,表現出真正的自己」,則是讓聽眾真心接受內容的重要前提。先從「互動 Engagement/Interaction」開始,這一點最難,是我歷年以來偶有機會作為講師的經驗中,最大的一個弱點。對老闆們的簡報和訓練課程真的不太相同,互動這件事對於正式報告可能沒有那麼關鍵,因為就算你不主動拋出問題,老闆隨時會出手來把你電得金光閃閃、黏在牆壁上(哈哈,這個說法應該是很老派了)。但是在訓練的過程中,單向為主的課程講述,容易讓人覺得昏昏欲睡,就算勉強撐開眼皮,也許是滑手機殺時間,不見得能夠把心思放在講授的課程中。這個時候如果能夠適時的適度地把上課帶動氣氛的壓力移轉到學員身上,學員會覺得被關注、覺得有參與感、被肯定;其他的學員會感到與自己切身相關程度的提高,整個進行的節奏會活潑了起來,因此也強化了對於內容的印象。講師也可以稍微休息一下!哈哈!

「互動」,簡單來說就是與聽眾學員之間的問答!越早開始與聽眾互動,就越能夠引導聽眾的關注。互動的內容,有三個大方向:意見、經驗和印象。問題可以是詼諧逗趣的,讓學員來幫忙搏君一笑!可以是專業的意見分享,學員的實務經驗可以教學相長,作為講師也可以增加知識與案例。經驗分享是最常見的,封閉式的「有沒有過…」「有多少人曾經…」或是開放式的「在這方面有過什麼經驗?」,可以依照現場的需要和時間來調配。不同問題的相互搭配,也可以很巧妙地帶動討論,為後續的授課鋪路。

拋出問題之後,「停頓、等候」是最重要的一件事!非常非常的重要,這一點會影響後續的互動如何進行,甚至能不能進行下去。

「在場的同仁有沒有曾經聽過 3 Amigo? 金融業的三個好朋友的呢?」在上課的第二次演練中,我拋出了問題,用來改善我第一次演練時候節奏的平淡與互動的缺乏。

這個時候,停下來!有耐心地看看大家!默數七秒鐘!

是的,默數七秒鐘!這是最最最關鍵的動作!七秒鐘是給大家消化喘息,給聽眾準備意見,給聽眾考慮要不要舉手,學員當中其實是有聲音的,但也許不愛出風頭,想要把表現的機會留給別人;或者是擔心說錯話,要在心裡先演完內心戲,準備好之後才舉手開口;或者是好心的同事,覺得場面太冷太尷尬,願意發言分享來解救講師…。狀況不一而足,但都需要時間…

記得,停下來!默數七秒鐘!大多的時候都有意外的收穫!

作為講師的我們常常都沒有等待,不能忍受這樣時間的留白。講師的問題常常是害怕尷尬的氣氛,擔心冷場沒有人會回應,所以講師會迫不及待地自己回答問題或是乾笑兩聲往下進行,但其實有些人可能在這個時候正好要開口回應,卻覺得「啊,你問了問題,又不給時間回應,是問假的?莊孝維ㄛ?」這會是常見的講師和學員之間的誤解,只要講師能夠耐著性子多撐一下下,結果大不同!

話說回來,世界其實也沒有都是這麼美好的,有時候真的會碰到全然的靜默。這個時候,還是可以自己出手救自己的。例如:
(一)、再次說明問題,因為大家可能不懂你要問什麼(是不是我沒有把問題和情境說明清楚,我換個方式來問好了…);或者
(二)、自我解嘲,自己小小挖苦自己一下(這個問題太難了嗎?我把狀況搞冷了嗎?…),讓大家會心一笑扭轉氣氛;或者
(三)、點名學員回答,看看哪個學員的眼神跟你對上了,或者有自己熟悉可以應援自己的熟人,被點了名,通常會擠出一點東西的。但是還是要注意,因為突然被點到,還是要給對方一點點反應的時間的;
(四)、自己回答(如果沒有學員有這樣的經驗的話,我們等一下可以一起討論;或者如果大家都不曾有過這樣的經驗,那就太好了,我會跟大家分享我自己曾經碰過的狀況和實際案例…)…

還有其他很多很多方式,可以決定重新來一次,或者讓課程往下走。

要讓拋出問題的球彈回來,收到學員的迴響,還可以多做一個動作:「預告」!告訴大家我要問問題囉!這也是一個開場白,例如:「在進入這個主題之前,我想先請問大家一個問題。」可能是學生時期的制約,這個時候大家多少會抬起頭來關注一下,因為也不知道會不會點到自己?或者其他人會說出什麼來?回應會更踴躍、更友善一些的。

拋出了問題,對於彈回來的回應的處理也非常重要,這裡的第一重要、絕對重要的要訣是「肯定學員的答案」,即使它是錯的,或是不完整的。最完美的狀況是學員就像是暗樁一樣,直接命中紅心,甚至把以下的內容的梗給鋪好。這個時候自然而然地稱讚學員,感謝對方的回饋,是最簡單的部分。聽眾得到了肯定和稱讚,感受到Spotlight打在自己身上,那個一點點微飄的感覺是美好的。稱讚得自然而不落痕跡,最容易鼓勵後續的回應。但如果學員回答的結果是錯誤的呢?這個時候稱讚和肯定更是必要,但在訓練課程中提供正確的資訊是非常重要的,這個時候可以稍稍轉個彎,引導一下。例如:

「這樣的想法很有意思!多謝你的分享。除了這個以外,有沒有其他的想法?」「有沒有其他人願意分享你的意見或經驗呢?」

「我可以了解你為什麼會這樣想,除此之外還有沒有其他的可能性呢?」

「假設可以如何如何做的話,那麼這樣的答案就可以成立了!」

來鼓勵回應者或其他人拋出更多的意見。或者(以我的「三個好朋友」的問題為例)學員只答對了一個,我也許會說

「Bingo! 中了一個半,我現在了解到金融機構裡面還有比我的單位更令人討厭的單位了,哈哈…。還有沒有其他人想要分享一下金融機構裏頭還有哪些機車的單位呢?」


互動之間最忌諱的就是直接而權威的告訴對方,「你的答案是錯的」!訓練的場合的重點是學員,不是講師,學員的心情很重要,學員被正確的鼓勵很重要,學員要接受到的資訊很重要。如果一盆冷水潑下來,相信大家在看到別人受到打擊之下,會開始啟動防護罩,自我防衛的潛意識就會跑出來,後面就不好處理了。

簡報或訓練都有個共同點,把自己要報告或者要訓練的內容當成「講故事」一樣。保持微笑、給予肯定、適當的引導和鼓勵,穿插故事和案例,可能的話帶點小幽默,幽自己一默一定不會出問題,看狀況來幽學員一默,也會有輕鬆的效果。當氣氛輕鬆了起來,講師自己會放鬆,自然地展現自己的專業;學員在愉快的情緒之下接收資訊,記憶度會大幅提高,可以避免上課內容平淡單向的過去,船過水無痕。

我的一位前輩提醒過我一個重點,簡報的時候要「放感情」!

放感情這說法有點玄,但其實就是做自己!前面提到,訓練的重點是學員,不是講師。應該要想想學員需要什麼?想聽什麼?當講師能夠以學員為核心,這樣的心情一定能夠傳達出去,讓學員感受到「關懷」,感受到我們把他們當一回事!前面花了許多篇幅說明的「互動」,其實也就在於讓大家感受到這一點。

「放感情」、「說故事」的大前提在於充分的準備,對於要講述的內容有充分的了解和掌握。內容不要貪多,自己不懂的,是沒有機會用淺顯易懂的白話文讓學員聽懂的。常常看到的一個經典的分享,如果能夠讓完全不懂的阿嬤聽得懂你要講的,那你就成功了。從期待能夠幫助到聽眾,給予學員滿載而歸的這種心情出發,簡報肯定是不會出錯的。知道什麼說什麼,不知道的請大家幫忙經驗分享或指正,或者坦誠地承認不知道然後把問題帶回去後續回饋,最後的回應都是非常令人滿足而感動的。

我自己的經驗是,快要十年之前,我在工作上轉了一個大彎,換了一個截然不同的領域,不到半年的時間,老闆就把他過去一直親自負責的全行調訓的教育訓練交給我。許多產品其實我只知道個皮毛,上課之前除了不恥上下到處問、努力臨時抱佛腳之外,學員中不管是業務人員或作業人員,比我知道細節的大有人在,對於互動過程中、或者課程進行中大家提出的問題,我最直接的回應就是請作業同仁協助回答業務同仁的問題,回答不了的記下來,最晚隔天立刻用email回覆,甚至請主辦課程的單位協助提供補充資料給學員。從上課的評分來說,這一點一直都獲得很好的評價,講師沒有辦法做到百分之百的萬能是沒有關係的,重點是有沒有心!

我的第二次經驗是今年工作的轉換,又是一個大彎,而且在三個月之內就開始擔任講師上課了。上課之前,我告訴大家我只有三個月的經驗,但是配合我之前二十年的經驗,我想要來分享我看到的問題和我自己進入這個領域之後的了解,我希望能夠讓大家了解為什麼、解決疑惑、然後一起合作,而沒有能力回答大家對於該業務執行的技術性問題。但是就必要的技術性問題,我提供具體的參考資料和來源出處讓大家可以解決問題。在這樣的共識之下,大家完全能夠互相尊重,講師可以就自己有把握的內容重點盡情發揮,自信心就隨之展現。一個有自信的講師,會讓聽眾感到安心的,不會對內容有太多的質疑,在互信的狀況之下互動,教學相長,就算出點小狀況,都是個愉快的經驗。

這樣的感情的投注、對於學員的關懷、展現出來的自己,就是「台風」了吧!有這樣的氣勢,再稍微練習一下自己的語氣,調整自己的抑揚頓挫,避免船過水無痕的平淡;不要過於急躁而產生急促感,學習停頓與留白,留給學員和自己一點空間;花一點時間編輯自己的頁面,花一點時間來銜接和串聯一整個故事,從畫面和小幽默之間強化印象。最後大家會朝著同樣的方向一起投入!

很幸運的機會能夠在十幾年之後,重新再上一次簡報技巧、講師訓練。兩周之後收到上課練習的影片,我應該不敢打開來看,就像十幾年前我完全不敢碰觸那個錄影帶,看到自己會把腳跟頂地往上翹,好像恨不得用腳跟在地板上挖出一個洞來把自己藏起來似的的矬樣子。

獲益良多,尤其在繼續幫同事學員上課之後有感而發。教材有版權,不能夠放上來,純粹把個人消化之後的心情與大家分享,希望是個互動的開始!
Facebook留言板

您可能有興趣

  • 改變 改變
    好久以來,好像不流行部落格了,生活上的網路上的互動,似乎以FB/Line為主,快速又及時,把零碎的空檔補得滿滿的,避免無…
    小馬和馬麻的學琴日記 2017-01-10 09:40:00
  • 功課之外 功課之外
    「功課不能改善到合理的範圍的話,你就退團吧,沒得商量!」 「你不是說,生活不應該只有功課嗎?」 「沒錯!但如果社團和功…
    小馬和馬麻的學琴日記 2018-03-06 14:40:00