簡報經驗與技巧分享之二_我對於格式的龜毛

關於製作簡報投影片,我個人偏好用圖片和表格來呈現內容,對於文字滿版的畫面,一直很不愛。拿兩個極端來比方,就是Steve Jobs的蘋果式一百個字以內的簡報、或者TED式的滿版照片 vs. IBM顧問式的投影片把所有的細節寫在投影片上(這大概有碰過顧問專案的才會了解,抱歉)的差異。

我對於簡報投影片的自我要求是如何呢?分享一下我個人的簡報心得,以及對於簡報格式的許多龜毛...

先提供幾個重點:
首先,簡報的重點是講者,投影片不是給聽眾讀的,而是擷精取華、重點參考用的。
其次,圖片比圖表容易理解與記憶,圖表比文字容易。
第三,圖片或圖表需要簡單的文字來畫龍點睛、提醒重點。
第四,文字要簡短,點列式的片語與關鍵字,不要長篇大論。
第五,文字大小要一致且對齊,顏色要一致且不要過多,版面規劃也要一致。

投影片的製作之外,另外一個重點是口說,這個留待下一篇來說明。這裡先細細地說說我對投影片的製作的龜毛...

這五個重點,有基本技術、有進階技巧,倒著從最後一點講起好了...

第一:對齊!文字與圖表與圖案/圖片皆然!

這個最簡單,可以最少人願意做好。可能因為是潔癖的關係,我沒有辦法接受文字排得前前後後、上上下下,參差不齊的。Power Point 的對齊功能非常好用(在「常用功能」之下的「排列」),可以靠左/右、上/下、置中對齊,還可以水平或垂直平均分配,這無關程度,有關用心、耐心和美感。這真的是 Power Point 我個人第一推薦的功能!

第二:字體與字級要一致,這是專業的基本表現!

對齊之外,更講究一點點的(只是一點點),就是每個不同層級的字級,一定從頭到尾、從第一頁到最後一頁調成一致。標題字、內文第一層、內文第二層(不應該在有下一層了,真的)、表格內的文字,除非有特殊的目的,希望強調或什麼的,應該都是一樣的字體與相同的字級。簡報的字體以乾淨簡單為原則,不適宜選取太花俏的樣式。特殊目的的可以例外,可以當作是圖片一般的使用或點綴,但也不宜過多。不過這也是我個人的偏好,簡報花俏的程度是對向而定,給董事會的報告和給業務人員的吹牛肯定是不同的,但是清爽俐落的感覺,是我盡量維持的基本風格。

第三:版面規劃要一致,快速教會聽眾怎麼讀!

簡報是個洗腦的過程,給一個一致的規格,用最快的速度教會聽眾如何讀,聽眾就能夠把心留下來聽,就容易抓到重點。這一點是公司其他部門的長官分享的,非常有道理。同樣目的或類型的內容,在單一頁面的排版上完全一致,在第一個頁面出現之後,講者的順序會一致、聽者的眼睛也跟著學會了在哪個位置找到什麼資訊。例如:Best Practice Sharing 案例分享,畫面的呈現永遠都是左半邊是數字成果、右上是重點內容、右下是應用推廣方式。不管是連續或是穿插,只要是案例就是如此安排內容,維持了乾淨一致,特別是在連續使用的狀況之下,眼睛不用忙著找資訊,耳朵自然有時間聽。而每一個頁面的 eyeball 視線途徑,基本上是左上到右下的之字形,所以通常重點訊息在左半或上半,畫面分量的切割也可以參考攝影的井字型原則,如果照片的視覺焦點是在九宮格的四個交叉點,而視覺路徑又是由左而右、由上而下,那這樣的安排就不奇怪了。(突然覺得應該畫個圖來表示一下)

基本格式是基本技術,人人都做得到的,接下來的就需要一點點技巧了!先講文字內容,這應該是簡報中最最最重要的部分了,簡報可以是純文字的,沒有什麼不可以;重要的是簡報的文字,如何簡單扼要清晰明白,切中要點!

第四:文字要用「單字」或「片語」,盡量避免句子與整段文章的陳述。

因為要讓聽眾快速接收重點,一整段的文章一定需要眼睛從頭到尾細看,一大堆的連接詞和贅字,只會浪費老闆們的時間。還是一樣的道理,如果眼睛忙著在看,耳朵就聽不到了。聽眾的第一個反應通常都是「看」,少少的東西讓他們很快地看完,以口頭說明來闡述這些關鍵字的重點與相關資訊,效果通常是好的。複雜的內容可以用長的文字來說明,但還是同樣的原則,如果能夠用簡短的方式把複雜的東西說明清楚,那就是厲害!

*進階文字班:簡報標題的使用 -- 一句話講完這一頁!

什麼意思呢?Power Point 頁面最上方的第一行文字,通常是「標題」。簡報標題的使用,最常見的方法,就是寫成「業績達成進度說明」、「專案進度說明」、「成本與預算說明」...,表明這一頁將要說明什麼。但我個人覺得這是浪費的,簡報頁面寸土寸金,尤其這個位置是最吸引人注目的第一優先順位,建議不要寫這種沒有意義的標題文字。如果這一頁只能夠用一句話來說明,那會是什麼?所以每一頁的簡報的標題,建議落的是「該頁內容的精華」,也就是「代表這一頁的一句話」,而避免採用General 無意義的標題。如果沒有時間說明、或是老闆沒有太大的興趣,這一頁只要閃過,大家就可以快速抓到這一句的重點。要想清楚每一頁的標題怎麼下是有難度的,可以在整份剪報做完之後,回頭來想想每一頁想要表達什麼,就能夠精確的下筆。這一招算是進階版,但真的是非常實用的進階小招。

文字是基礎、是核心,能夠把文字寫清楚、寫精確,簡報就成功大半了。接下來是畫龍點睛的圖片與圖表!

第五:同類型的資料盡量整理成圖表,搭配簡要文字說明重點。

如果有數字要秀的話,特別是數字的序列或比較,盡量用圖表來呈現,會比把數字夾在文字中間來得清楚易讀。記住,老闆大多是沒有耐心的(而且不一定是聰明的... 喔,不!因為老闆日理萬機,沒有辦法了解每一件事的...),所以我過去受到的訓練一直是「簡單、扼要、清晰、明白」。另外,建議用Excel來編好表格,把表格的範圍框起來選擇「複製」功能後,到PPT的畫面選擇「選擇性貼上」的「圖片」來處理,圖表的格式就會保持整齊乾淨以及正確的配色,還可以依照排版調整所需要的大小,整個圖繪按照比例變化,不會因為文字大小或內容多寡而卡住版面與格式。但缺點就是如果需要調整內容,必須回到Excel重新編製,然後再重複以上步驟。對於格式控的我,這個麻煩我是可以接受的。

之前為了讓畫面乾淨,減少文字的干擾,常常我是只有圖、表,沒有文字補充說明,後來我發現這個方式有問題。當內容比較複雜、或是口條的狀況不夠好,聽眾會沒有耐心、或是遺漏了重點,所以現在我大多會加上有限的文字說明,一樣採取點列式的簡要說明,二至四個重點應該就足夠,再多的話,會落入以上提過文字太多的困境。

圖表中也可以善用顏色來標示重點、提醒注意,這些文字說明和重點提示,其實也是給講者的小抄,甚至可以加上1/2/3...等顯眼的數字標示,來自我提想講的順序,也引導聽眾看的順序。

第六:顏色以協調色系為原則,建議三種以內、不宜過多。

文字與圖的表使用,都可以採取顏色的差異來 highlight 重點或區隔內容,整份簡報內容中建議以三種顏色為原則,顏色不宜過多,多了就亂,而達不到標示或提醒的目的。三種顏色的大原則特別適用於圖表,每個表或圖用不同的顏色,最後會讓人眼花撩亂,無所適從。至於選擇那些顏色,就看簡報的對象、目的、還有個人的美感了!

第七:善用圖片!用圖片(照片)來畫龍點睛,突顯寓意,效果更好。

簡報頁面中間放點小圖,有點輕鬆和軟化議題的效果。我曾經再以自動化來提升效率的報告中,搜尋各種機器人的圖,在整份簡報中穿插,用來強化策略規劃與行動方案的意圖。也曾經用小小兵的各種動作,來表達產品的角色與重要性;或者用大力水手(有點老派了,我承認)來呈現產品對於大家業務的挹注就像吃了菠菜一樣的有力!但圖片本身,也必須注意一致性。我說過我是格式控,我的簡報喜歡用白底,因為我不會幫圖片去背,而大部分的圖是有塊底色的,為了不要讓頁面有東一塊西一塊的補釘的狀況,我選擇白底來掩飾這些圖片的底色。另外,圖案本身的色調,會與我的簡報主色調一致的。例如我以藍色為圖表的主要色調(例如表格的表頭,採用藍底白字),找出來襯托與點綴的,也會尋找具備藍色元素的圖樣。圖樣本身也會採取類似的風格,例如全部是小白人、或是卡通版、或是真人版、或是標誌Logo...,讓報告的風格盡量簡化單一,整個畫面也會更為洗練。

進階圖片班:滿版照片,衝擊大、效果好!

小圖用膩了,後來我開始模仿賈伯斯和TED等類型的簡報,採用滿版的圖片。圖片的畫面越大,衝擊性越大,故事性越好。我自己平常出遊的時候就會拍些照片,身邊也有許多攝影專家,看到喜歡的照片就會請對方讓我留下來使用,不做商業用途,僅僅用以支應內部報告的目的。到目前為止還沒有碰過拒絕我的!當然,Google網路的照片也是免不了的,這個時候更要注意使用方法,避免有任何的問題。每次滿版的照片一打出來,總會收到一些發亮的眼神(當然是照片也要選得好)。甚至在封面第一張就採用滿版照片,不用言語就已經充分溝通主題,在簡報開始,可以有不同的開場方式,而且在第一句話開場的時候,就已經吸引眾人的目光。再一次強調,圖片的顏色必須與簡報的 Tone and Manner 搭配,不然會顯得突兀。另外,已經滿版的照片,絕對以最少最少的文字為要求,否則一定會是最亂的一張,造成反效果的一張。

龜毛到這個程度,我的同事普遍都受不了了,以上是近十年來簡報經驗演化而來的成果,今年開始不需要那麼頻繁地做簡報了,手癢沒事的時候,應該可以接一些外包案件來做啊,以免手感生疏了。

到此為止,下回再聊!





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