難得日子清閒,來分享簡報經驗吧!

之前每每認為自己有點「貝戈戈」,在一個位子上總看著另一個位子清閒,當自己有機會坐過去的時候,總還是一個馬不停蹄的概念。在這次工作的「大變」之後,我過了清閒的一週。說實話,超不習慣的!

之前的工作,最heavy的部分,莫過於「報告」這件事了。每次拿著資料、抓著電腦的時候,總會跟小孩解釋,這是每週一次的快快數字差異報告,或是每個月一次的業績檢討報告,還是每兩個月的進度報告,另外還需要follow每季會安排的產品報告,最需要喇D賽的每半年的業務大會報告,還有令人最頭痛的年度計畫報告...。這些報告填滿了我的工作時間,還有不能說是加班的家庭時間,給自己的養分是 -- 如何放大視野來訂題目、如何收斂重點與安排聽眾有興趣的內容、如何簡單扼要清晰明白?最後的結論是,對老闆先講結論再說明、對管理單位要有學術研究的方法與立論、對業務人員先講好處再解釋作法,在這些內容之中,Data is always the most powerful content/tool.



大部分的人會習慣先鋪陳,起承轉合之後小心翼翼、異常珍貴的把結論給秀出來。其實,老闆是最沒有耐心的動物,位置越高的老闆越是沒有耐心,所以在第一時間就需要給老闆結論,可以知道老闆的反應,答案錯誤就早早收攤,有機會繼續往下說明的時候,還可以知道老闆對哪個部分比較有興趣,在後續的說明可以多一點著墨,或者快快帶過不囉嗦。至於起承轉合的方法,可以留待對外演講,大家可以慢慢來的狀況,會是比較適合的!

我自己之前經常犯的一個問題是太貪心,想要把自己做的所有事情都拿出來講!狀況是,聽眾對於個別專業的了解一定跟不上負責的單位,所以一定不容易聽懂,這種狀況之下一大籮筐的倒給對方,肯定是一個消化不良倒進廚餘桶的結果。要不然就是事情不夠大、不夠關鍵、不能catch eyeball,結論就是沒有重點,所以沒有吸收,沒有能夠appreciate報告者到底做了什麼或者希望聽眾能夠幫些什麼。曾經,有一位前輩告訴我,你這樣的簡報內容誰想要聽呢?從此之後,每次大型或重要的報告,不管有多少事情想要update,我以報告三件大事(三個主題)為大原則,其他的斷捨離,但是老闆(或聽眾)可能關心的事項,就放在附件裏頭以備不時之需。因為,也許我以為的大事不是老闆心中的大事(老闆心海底針),隨時可以從小叮噹的百寶袋裏頭抽出法寶來因應,才是王道啊!

簡報的另外一個重點是「用感情、說故事」!除非可以把簡報的稿子背熟、念熟到內化成自己的文字,否則簡報最忌諱的狀況之一就是照稿念。簡報是自己的研究與想法的呈現,需要照稿念,就表示不夠熟,也就是對於要報告的議題與內容不夠專業。報告可以用最白話的文字來進行,不需要華麗的詞藻,但必要的是「有梗」「有連結」「有故事」。每一頁內容的存在都有它的梗、有它存在的必要性,如果跟主題和結論不相關,那不管是多辛苦找來的資料,它最適合的地方其實是附件,因為它可能會讓報告偏離主題,造成不必要的困擾。留下來的內容既然每一頁都是重要且相關的,那就必須要想清楚整個故事的表達,如何才能夠切中要點、引人入勝!想想,要講個八卦的時候,總是有前因後果,而且肯定不是文謅謅的。簡報也是一樣,想辦法當成說個大家有興趣的八卦便是,這個時候大家一定會呈現出超強吸收力的!

我在看同仁的簡報的另一個建議是,不要等到自己以為完美的時候才開始討論,包括我自己負責的簡報,都希望能夠盡早安排跟主管討論過,確認方向是否正確。老闆之所以是老闆,不會沒有理由的,一定是專業比較厲害、或者做人比較厲害,而且知道如何跟更上面的老闆對話(所以才能夠穩居老闆的位置啊),而這就表示他一定能夠從不同的高度給予不同的見解。找到一個模擬的聽眾,如果對自己的職掌業務有所了解的老闆都沒有辦法可以非常直觀的吸收簡報的重點,甚至連他的聽不懂,那就表示這個簡報一定有需要調整之處。要記得,上面的老闆往往沒有自己想像的那麼聰明(喔不,是沒有那麼多時間可以了解各項的議題),找到一個深入淺出的說明方法,把複雜的事情用簡單的「白話文」說清楚,應該是我在這段密集簡報的工作生涯中,最努力想要達成的一件事了!

知道自己是不是ready了呢?給你一分鐘,不看簡報,能夠把簡報的重點說出來,那你就OK了!



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