合約可以用傳真或掃瞄為PDF檔來完成簽署嗎? - 樂多閱讀

合約可以用傳真或掃瞄為PDF檔來完成簽署嗎?

在現今資訊科技發達的時代,商務間的訊息往來、訂單收發,除了傳真,常以email、EDI取代傳統的書面信件或面對面的溝通。但是到了簽訂正式合約時,無論是國際間簽署英文合約、或國內廠商間相互換文,真的可以用傳真或pdf掃描檔email給對方,來完成簽約程序嗎?這樣的簽署方式是否有效呢?

需先說明的是,本文並非探討數位簽章或電子簽章,該等動作是指:例如在網路商店或軟體下載的頁面上按下「我接受/我同意」、在文件電子檔的簽署欄上打上名字,或以剪貼方式在文件電子檔簽署欄上貼上簽名或蓋章的掃描圖檔,以及使用PKI、XML等金鑰/憑證進行各種交易。

本文乃就目前大多數公司以紙本簽約、蓋上紅色的公司大小章,或負責人親筆用各種墨水的筆簽下英文姓名及縮寫的情形,進一步說明:倘若對方要求僅以傳真傳來他們簽好的文件要您簽,或要求您將簽好的合約掃描為PDF檔給他們,他們印出來後簽好再掃描給您,這樣,合約算不算有效成立呢?將來會不會有爭議呢?

若今天合約成立與效力之準據法是中華民國法律,則依我國民法第三條:「依法律之規定,有使用文字之必要者,得不由本人自寫,但必須親自簽名。」「如有用印章代簽名者,其蓋章與簽名生同等之效力。」,好,所以我們合約內容談好之後,將公司的大小章以紅色印尼蓋上去以後,我們這一方算是簽名了,但如何送達到對方呢?依民法第九十五條規定:「非對話而為意思表示者,其意思表示,以通知達到相對人時,發生效力。」第一百五十七條規定:「非對話為要約者,依通常情形可期待承諾之達到時期內,相對人不為承諾時,其要約失其拘束力。」所以我們不一定要用紙本郵寄、快遞給對方才算法律上的「達到/到達」相對人,用傳真機將文件傳送到對方的傳真機中,或掃瞄為PDF/TFT/JPG檔之後以email發送到對方的電子郵箱,無論對方式何時開啟此封電子郵件、何時拿到印出來的傳真紙,都算是法律上的「到達」了;接下來是對方簽名的問題,對方若也用傳統方式,從傳真機抽出合約共幾頁,可能拿去影印一次,或是用印表機將email的附檔逐頁印出來,然後將公司大小章以紅色印蓋上去,對他來說,這也構成法律上的簽名,同時是表示對這份合約的承諾,即使另一邊的蓋章是印出來的黑色也沒有關係,當此意思表示到達(回到)我們這一方時,無論是郵寄、快遞該份紙本,或傳真,或email各式掃瞄檔,只要這份上面有他們的簽名(蓋章)的合約回到我們這一方時,依照民法第一百五十三條:「當事人互相表示意思一致者,無論其為明示或默示,契約即為成立。」 這,便是一個以傳真或掃瞄email方式完成合約簽署的例子,契約有效成立!

不過,任何一種簽名或蓋章,都有偽造的問題,即使是紅色的印文亦然,那麼一個透過傳真機、印表機印出來的簽名或蓋章,是否更不容易判斷他是否是偽造呢?所以雖然本來依照法律,這樣的快捷方式也能讓契約有效成立,雙方均受合約條款的拘束,不過,當其中有一方要從中作怪、或想否認契約而爭執簽名蓋章的真實性時,就又回到舉證上的問題了,此時,傳真傳過來的簽名蓋章是誰的、傳真、掃瞄、email是否是有權限的人所為?是否有人將黑色的印文以各式剪貼技巧複製到另一份合約上,這些都有可能成為爭執的焦點,所以假如今天我們並沒有那麼急著要簽下合約,最好仍是正式補上一份雙方在同一份紙本上蓋紅印或親筆簽名的契約作為正本,更避免爭議的方式,就是在見證人見證下雙方會面同時簽署,或拿去請公證人公證。此外,法律上規定的要式契約,例如不動產契約,就一定要依照法定方式訂立。

假如今天是跨國的合約,則更有可能基於爭取時效而使用傳真或email掃瞄檔的方式簽約。就大多數國家而言,這種方式仍然是能有效合法的成立合約,主要原因在於,所謂契約的成立,排除某些特定的法律行為如有關不動產、親屬、繼承等法律有規定一定的方式之外,其實只要「雙方意思一致」就構成契約,所以無論是如我國民法以「承諾的意思表示到達相對人」作為意思一致的時點,或如美國以「承諾人發出承諾通知時」作為意思一致的時點,雙方本來就未必要在同一地點、同一時間、同一張紙上來成立合約。不過,遺留的問題是當將來雙方有任何爭執時,這個不是鋼筆墨水直接寫上去的簽名,甚至可能是用掃瞄圖檔貼在合約電子檔上的簽名,確實是給雙方律師一個很好發揮的空間!

 

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